Wydawnictwo SYGMA, Wrocław 2003 ISBN 83-917763-0-1 - Poradnik - zamówienia publiczne - strona nr 33
Przekazywanie dokumentów oferentom
Formularz zawierający specyfikację zamawiający przesyła nie później niż
w ciągu tygodnia od dnia zgłoszenia wniosku o jego przesłanie (art. 34. ust. 1).
Należy zwrócić uwagę na precyzyjność zapisów ustawy: "Zamawiający
przesyła", a nie przekazuje lub daje. Ponadto - powyższe "przesłanie" - następuje
w ciągu tygodnia od wcześniejszego, pisemnego "zgłoszenia wniosku" przez
dostawcę lub wykonawcę, a nie natychmiast na jego żądanie. Nawet, jeżeli oferent
zgłosi wniosek za pomocą teleksu, poczty elektronicznej lub telefaksu, to i tak
musi "niezwłocznie" potwierdzić treść wniosku na piśmie (art. 21).
Niestety, bardzo często, sposób pozyskiwania przez oferentów specyfikacji
istotnych warunków zamówienia jest niezgodny z ustawą. Zamawiający drukuje
"na zapas" odpowiednią liczbę specyfikacji (najczęściej na własnym ksero) lub
doraźnie w chwili, gdy oferent ustnie zgłosi chęć zakupu specyfikacji. Następnie
zamawiający, po sprawdzeniu dokonania wpłaty odpowiedniej kwoty, niezwłocznie
przekazuje dostawcy lub wykonawcy formularz specyfikacji.
Proponowany, wzorcowy sposób przekazywania formularza specyfikacji:
1. Formularz specyfikacji istotnych warunków zamówienia - sporządzony
w jednym egzemplarzu - przekazuje się, do zatwierdzenia, kierownikowi
jednostki.
2. Po zatwierdzeniu formularz specyfikacji wraca do komisji przetargowej
(organizatora postępowania).
3. Osoba, wyznaczona z nazwiska oraz stanowiska służbowego, do bezpośredniego
kontaktowania się z dostawcami lub wykonawcami, informuje
zainteresowanych, że formularz specyfikacji zostanie przesłany w terminie
tygodnia od otrzymania wniosku. Poza formą pisemną, wniosek można
złożyć faksem, telefaksem oraz pocztą elektroniczną, jednak inna forma
niż pisemna wymaga niezwłocznego potwierdzenia na piśmie (art. 21).
4. Po otrzymaniu pisemnego wniosku (załącznik do protokołu) zamawiający
zleca druk formularza specyfikacji (otrzymuje za to fakturę będącą
bezdyskusyjnym kosztem druku) i przesyła formularz, za zaliczeniem
pocztowym i zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Otrzymane potwierdzenie
odbioru (kolejny załącznik do tworzonego protokołu) wskazuje datę
powzięcia informacji, od której liczymy 7 dni na złożenie ewentualnego
protestu na treść formularza.
Jeżeli przeprowadzono wstępną kwalifikację, to specyfikację przesyła się
wszystkim zakwalifikowanym dostawcom lub wykonawcom (art. 34. ust. 3) bez
oczekiwania na wniosek o jej otrzymanie.
Za formularz zawierający specyfikację wolno żądać ceny, która pokrywa jedynie
koszty jego druku oraz przesłania (art. 34. ust. 4).
Cena formularza specyfikacji istotnych warunków zamówienia może jedynie pokrywać
koszty druku tego formularza oraz przesłania go do podmiotów zainteresowanych
udziałem w postępowaniu. Zamawiający muszą pamiętać, że nie jest kosztem druku:
- merytoryczne opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- wynagrodzenie pracowników etatowych za jakiekolwiek czynności związane
ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia,
- koszt publikacji ogłoszenia w prasie,
- rezerwa, narzuty, koszty wydziałowe itd.
Należy zauważyć, iż zamawiający sporządzając specyfikację istotnych warunków zamówienia,
powinni wykazywać najwyższą staranność, tak aby zapisy specyfikacji były
jasne i nie budziły wątpliwości, zatem np. koszty potencjalnej korespondencji z oferentami
nie mogą wpływać na ceną formularza specyfikacji.
Cena wynikająca z art. 34 ust. 4 dotyczy wyłącznie jednego egzemplarza formularza
specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a nie np. 10, jak w przypadku postępowania,
w którym zamawiający całymi kosztami druku i przesłania formularza obarczał
każdego z zainteresowanych dostawców/wykonawców.
Naruszenie art. 34 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych może prowadzić do
wniesienia przez potencjalnych dostawców lub wykonawców skutecznego protestu
i w efekcie odwołania do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Jednocześnie należy
zauważyć, iż naruszenie wskazanego przepisu ustawy może skutkować naruszeniem
jednej z fundamentalnych zasad obowiązujących w postępowaniu o zamówienie publiczne
- zasady powszechności, co w konsekwencji może prowadzić do naruszenia
art. 138 ust. 1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych65 i odpowiedzialności z tytułu
naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Na tym etapie kontroli prowadzonej
przez Prezesa UZP, konsekwencją tejże jest przesłanie do zamawiających, którzy naruszyli
postanowienia art. 34 ust. 4 ustawy, pisma treści ogólnej lub indywidualnej
zwracające uwagę na ujawnione uchybienia.
źródło informacji: http://www.uzp.gov.pl/;
Informator UZP"- sierpień 1999
Anita Wichniak-Olczak, Wojciech Michalski
---------------------
65 przypis własny -- art. 138 ust. 1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych: Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest popełnienie czynu polegającego na naruszeniu zasady, formy lub trybu postępowania przy udzieleniu zamówienia publicznego.