Przetargi.pl
Poradnik - zamówienia publiczne - strona nr 15

Wydawnictwo SYGMA, Wrocław 2003 ISBN 83-917763-0-1 - Poradnik - zamówienia publiczne - strona nr 15

Powołanie i praca komisji przetargowej

Pojęcie "komisji przetargowej" - jako wyspecjalizowanej komórki zamawiającego do przeprowadzenia wszystkich czynności doprowadzających do wyboru najkorzystniejszej oferty - zostało wprowadzone ustawą z dnia 26 lipca 2001 r. o zmianie ustawy o zamówieniach publicznych³⁸.
Przedmiotowa zmiana ustawy weszła w życie 10 stycznia 2002 r.

Regulacja, zawarta w art. 20a ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych, stanowi, iż w przypadku zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro, zamawiający jest obowiązany powołać komisję przetargową.

Członkami komisji przetargowych mogą być wyłącznie pracownicy zamawiającego, a inne osoby mogą uczestniczyć w pracach komisji przetargowej jedynie w charakterze biegłych. Od dnia wejścia w życie ustawy z dnia 29 sierpnia 2003 r. o zmiana ustawy o zamówieniach publicznych w skład komisji przetargowej można powoływać także inne osoby, nie będących pracownikami zamawiającego, jeżeli zamawiający nie zatrudnia pracowników albo, jeżeli charakter zamówienia wymaga od członków komisji przetargowej specjalistycznej wiedzy.
Komisja przetargowa przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, dokonuje oceny, czy oferenci spełniają wymagane warunki, oraz w szczególności - proponuje wybór oferty najkorzystniejszej (art. 20a ust. 3).

Na podstawie delegacji ustawowej - art. 20a ust. 5 - Rada Ministrów wydała w dniu 4 czerwca 2002 r. rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy³⁹, które ukazało się 22 czerwca 2002 r. i obowiązuje od dnia od dnia 23 lipca 2002 r.
Rozporządzenie określa m. in., że regulamin pracy komisji nadaje kierownik jednostki. Oznacza to, że samo powołanie komisji przetargowej przez kierownika jednostki wymaga jednocześnie nadania jej zasad i form funkcjonowania w formie decyzji.

Komisja przetargowa, jako ustawowo ciało doradcze, nie wybiera oferty najkorzystniejszej, lecz proponuje ofertę najkorzystniejszą. Wyboru oferty najkorzystniejszej dokonuje kierownik jednostki lub osoba upoważniona, zatwierdzając propozycje komisji przetargowej (art. 20a ust. 4).

Na uwagę zasługuje kilka zapisów ustawy:
- w ustawie o zamówieniach publicznych brakuje definicji "kierownika jednostki" i "osoby upoważnionej" oraz brakuje jednoznacznego określenia, kto upoważnia osobę do zatwierdzenia propozycji komisji przetargowej. Można przyjąć, że upoważnia kierownik jednostki, jednak ustawodawca podałby wtedy sformułowanie:
"kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba", - użyte sformułowanie "osoba upoważniona" wcale nie określa jednoznacznie, że musi to być pracownik zamawiającego, ponieważ gdyby tak miało być, to ustawodawca podałby sformułowanie:
"kierownik jednostki lub upoważniony przez niego pracownik zamawiającego".

Aby właściwie zinterpretować zapisy ustawy o zamówieniach publicznych odnoszące się do powyższych pojęć należy przeanalizować kilka ustaw.
Według ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy⁴⁰ "pracownikiem" jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 Kodeksu pracy) zaś "pracodawcą" jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników (art. 3 Kodeksu pracy).
W świetle regulacji prawa pracy, pracownikiem nie jest więc osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej - umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

Przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny⁴¹ używają pojęcia "zatrudniony" dla osób wykonujących pracę, które to pojęcie jest szersze i obejmuje zarówno "pracowników" - w rozumieniu ustawy Kodeks pracy - jak i osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Definicja zawarta w ustawie Kodeks pracy jednoznacznie definiuje pierwsze z pojęć tj. "pracownika", a porównanie z ustawą Kodeks cywilny precyzuje, kto pracownikiem nie jest.
Ustawa o finansach publicznych - w art. 28a ust. 1 - przez "kierownika jednostki" rozumie kierownika jednostki sektora finansów publicznych.
Z kolei definicja "kierownika jednostki" w art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości⁴² jest następująca:
art. 3 ust 1: Ilekroć w ustawie jest mowa o [...]
6) kierowniku jednostki - rozumie się przez to osobę lub organ jedno- lub wieloosobowy (zarząd), który - zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności - uprawniony jest do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się - wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki.
W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; przepis ten stosuje się odpowiednio do osób wykonujących wolne zawody. [Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora lub syndyka],
Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym, jeżeli prowadzą przedsiębiorstwo upadłego - nowe brzmienie⁴³ ostatniego zdania w pkt 6 w ust. 1 w art. 3 obowiązujące od dnia 1 października 2003 r.

Pojęcie "kierownika jednostki" jest więc w świetle ustawy o rachunkowości
jednoznaczne i wymaga jedynie komentarza w przypadku zarządu wieloosobowego.
W tym przypadku zatwierdzenie pracy komisji następuje decyzją zarządu,
który "uprawniony jest do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników
ustanowionych przez jednostkę".

Powołanie i odwołanie członka komisji przetargowej jest decyzją kierownika jednostki, jednak odwołanie członka komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić szczególnie w sytuacji:
1) naruszenia przez niego obowiązków rzetelnego i obiektywnego wykonywania powierzonych mu czynności,

2) złożenia przez niego oświadczenia o zaistnieniu okoliczności uniemożliwiających mu występowanie w imieniu zamawiającego lub też wykonywanie czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą,

3) niezłożenia oświadczenia o zaistnieniu okoliczności uniemożliwiających mu występowanie w imieniu zamawiającego lub też wykonywanie czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne,

4) innej przeszkody uniemożliwiającej mu udział w pracach komisji przetargowej.

Komisja przetargowa może mieć charakter stały lub może być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań. Wskazane jest wyposażenie powołanej komisji przetargowej w odpowiednie kompetencje oraz wytyczne określające m.in. terminy oraz rodzaje dokumentów i pism, które zobowiązani są przedstawić komisji poszczególne działy (osoby) zamawiającego.

Równie potrzebne jest określenie zależności służbowych pomiędzy członkami komisji a pozostałymi pracownikami - i co jest szczególnie ważne - wzajemnych relacji pomiędzy komisją przetargową (ciałem wyłącznie doradczym) a kierownikiem jednostki lub osobą upoważnioną, do których należy ostateczna decyzja zatwierdzająca wyniki pracy komisji. Dokonać tego można tworząc - zatwierdzany przez kierownika jednostki - regulamin pracy komisji przetargowej.

Zamawiający - kierownik jednostki - może dodatkowo przeanalizować możliwość upoważnienia określonej osoby⁴⁴ do zatwierdzenia wyników pracy komisji.
W zakresie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, do zadań komisji przetargowej należy w szczególności przygotowanie i przekazanie do zatwierdzenia przez kierownika jednostki:
1) propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem,
2) projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia doudziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę,
3) propozycji zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone rokowania,
4) ogłoszeń wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia,
5) projektów innych dokumentów, w szczególności wniosków kierownika jednostki do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą,

Na tym etapie komisja korzysta z obowiązujących od dnia 1 lipca 2002 roku znormalizowanych druków wynikłych z Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 r. w sprawie wzorów ogłoszeń o zamówieniach publicznych publikowanych w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz dodatkowych informacji zawartych w ogłoszeniach⁴⁵ tj.:
ZP-110 Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym
ZP-120 Zaproszenia do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym
ZP-130 Informacji o wstępnej kwalifikacji
ZP-140 Ogłoszenie o przetargu dwustopniowym
ZP-150 Ogłoszenie o wyniku postępowania
ZP-190 Ogłoszenie o planowanych zamówieniach publicznych o wartości powyżej 500 000 euro

W zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do zadań komisji przetargowej należy w szczególności:
1) udostępnianie specyfikacji istotnych warunków zamówienia zainteresowanym dostawcom lub wykonawcom oraz udzielanie wyjaśnień dotyczących jej treści,
2) prowadzenie negocjacji albo rokowań z dostawcami lub wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji albo rokowań,
3) otwarcie ofert,
4) ocena spełniania warunków stawianych dostawcom lub wykonawcom oraz wykluczenie dostawców lub wykonawców w przypadkach określonych ustawą,
5) odrzucenie ofert w przypadkach przewidzianych ustawą,
6) ocena ofert nie podlegających odrzuceniu,
7) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej bądź wystąpienie o unieważnienie postępowania,
8) przyjmowanie i analiza wnoszonych protestów wraz z przygotowaniem projektu odpowiedzi na protest.

Ułatwieniem w pracach komisji przetargowej jest określenie przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji wzoru protokołu postępowania o zamówienie publiczne oraz dodatkowych wymagań, którym musi odpowiadać protokół.
Rozporządzenie obowiązuje od dnia 5 sierpnia 2003 roku.
Do dnia 30 marca 2001 r. funkcjonowały druki wprowadzone na podstawie zarządzenia Prezesa UZP z dnia 29 grudnia 1994 r. w sprawie określenia wzoru protokołu postępowania o zamówienie publiczne oraz dodatkowych wymagań, którym musi odpowiadać protokół⁴⁶. Zarządzenie Prezesa UZP utraciło swoją moc z dniem 30 marca 2001 roku.
Podstawa prawna: Obwieszczenia⁴⁷ Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie wykazu uchwał Rady Ministrów, zarządzeń i innych aktów normatywnych Prezesa Rady Ministrów, ministrów i innych organów administracji rządowej, które utraciły moc z dniem 30 marca 2001 r.

Drukami, jakimi obecnie posługuje się komisja przetargowa są:
ZP-1 Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro
ZP-1/NK Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro prowadzonego w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji
ZP-1/PD Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro prowadzonego w trybie przetargu dwustopniowego
ZP-1/PN Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego
ZP-1/PO Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro prowadzonego w trybie przetargu ograniczonego
ZP-1/WR Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro prowadzonego w trybie zamówienia z wolnej ręki
ZP-1/ZC Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro prowadzonego w trybie zapytania o cenę
ZP-11 Oświadczenie członka komisji przetargowej/osoby występującej w imieniu zamawiającego / biegłego (rzeczoznawcy)*
ZP-12 Zbiorcze zestawienie ofert / ofert wstępnych / wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym / wniosków o wstępną kwalifikację*
ZP-13 Informacja o spełnianiu warunków wymaganych od dostawców/wykonawców* uczestniczących w kwalifikacji wstępnej / postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego*
ZP-14 Lista dostawców/wykonawców* wykluczonych z postępowania
ZP-15 Oferty odrzucone
ZP-16 Karta indywidualnej oceny oferty
ZP-17 Streszczenie oceny i porównania złożonych ofert
ZP-18 Informacja o wniesionych protestach i odwołaniach

Zgodnie z zapisami ustawowymi komisja przetargowa proponuje, a kierownik jednostki lub osoba upoważniona zatwierdza wybór najkorzystniejszej oferty.
Ważne jest zrozumienie, w jakich okolicznościach kierownik jednostki, lub osoba upoważniona, może odmówić zatwierdzenia propozycji komisji przetargowej najkorzystniejszej oferty. Z pewnością tak być powinno w przypadku istotnego naruszenia prawa przez członków komisji przetargowej, mogącego mieć wpływ na jej decyzję. Wątpliwe natomiast jest, aby wybór komisji dokonany zgodnie z prawem mógł być podważony przez kierownika jednostki (lub osobę upoważnioną) z innych przyczyn, niż przyczyny będące podstawą unieważnienia postępowania wskazane w art. 27 b ust. 1 ustawy.

W przypadku unieważnienia postępowania o zamówienie publiczne na podstawie art. 27b ust. 1 pkt 3 lub 4 dostawcom lub wykonawcom, którzy założyli oferty niepodlegające odrzuceniu, przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty (art. 27b ust. 3). Nie jest w tym przypadku istotne, czy ewentualne uzasadnione roszczenia oferentów będą znaczne czy też nie.
Istotne jest wydatkowanie przez kierownika jednostki środków publicznych w sposób niecelowy, wynikły z jego niedbałości, czyli jaskrawo naruszający ustawę o finansach publicznych.

Jeżeli kierownik jednostki (osoba upoważniona) odmówi zatwierdzenia propozycji komisji i unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 27b ust. 1 pkt 4 z tego powodu, że w postępowaniu doszło do mającego wpływ na wynik postępowania naruszenia przepisów określonych w ustawie lub aktach wykonawczych wydanych na jej podstawie, to przygotowanie i przeprowadzenie nowego postępowania w tej samej sprawie powierza się komisji w zmienionym składzie.

Czynności podejmowane przez członków komisji przetargowej w ramach postępowania odznaczają się dużą samodzielnością. Podważanie lub ingerowanie w decyzje członków komisji przetargowej przez kierownika jednostki kolidowałoby z celem ustanowienia przez ustawodawcę instytucji komisji - jako merytorycznej grupy pracowników, których suwerenne decyzje są nadzorowane jedynie pod kątem zgodności z prawem. Inna interpretacja przepisów dopuszczająca szerszą ingerencję kierownika jednostki w decyzje komisji przetargowej mogłaby w określonych okolicznościach prowadzić do sytuacji patologicznych.

W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 27b ust. 1 ustawy komisja występuje do kierownika jednostki o unieważnienie postępowania.
Pisemne uzasadnienie takiego wniosku powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej oraz omawiać okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania.
---------------------
38 Dz. U. z roku 2001 nr 113, poz. 1208
39 Dz. U. z roku 2002 nr 82, poz. 743
40 Dz. U. z roku 1974 nr 24, poz. 141 z późn. zm.
41 Dz. U. z roku 1964 nr 16, poz. 93 z późn. zm.
42 Dz. U. z roku 2002 nr 76, poz. 694 z późn. zm.
43 Dz. U. z roku 2003 nr 60, poz. 535
44 Kierownik jednostki, pomimo powołania komisji przetargowej oraz upoważnienia osoby do zatwierdzania wyników przetargu, jest nadal odpowiedzialny za przeprowadzenie i wynik postępowania przetargowego.
45 Dz. U. z roku 2002 nr 91, poz. 816
46 M.P. z roku 1995 nr 1, poz. 12
47 M. P. z roku 2001 nr 47, poz. 782

Poprzednia strona

Następna strona

Rozpocznij dyskusję na forum

Powrót na stronę główną