Przetargi.pl
Zorganizowanie i obsługa dwóch 1- dniowych konferencji podsumowujących projekt Profilaktyczny program w zakresie przeciwdziałania uzależnieniu od alkoholu, tytoniu i innych środków psychoaktywnych.

Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera ogłasza przetarg

  • Adres: 91-348 Łódź, ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8
  • Województwo: łódzkie
  • Telefon/fax: tel. 42 6314533 , fax. 42 6314573
  • Data zamieszczenia: 2014-09-24
  • Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera
    ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8 8
    91-348 Łódź, woj. łódzkie
    tel. 42 6314533, fax. 42 6314573
    REGON: 00028853800000
  • Adres strony internetowej zamawiającego: www.imp.lodz.pl
  • I.2. Rodzaj zamawiającego: Inny: Instytut Badawczy

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    Zorganizowanie i obsługa dwóch 1- dniowych konferencji podsumowujących projekt Profilaktyczny program w zakresie przeciwdziałania uzależnieniu od alkoholu, tytoniu i innych środków psychoaktywnych.
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa dwóch 1- dniowych konferencji podsumowujących projekt Profilaktyczny program w zakresie przeciwdziałania uzależnieniu od alkoholu, tytoniu i innych środków psychoaktywnych. Zamawiający dokonał podziału zamówienia na II części. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla poszczególnych części zawiera Załącznik nr 2 (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części I - Poznań), Załącznik nr 3 (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części II - Toruń ), Wykonawcy mogą złożyć oferty na wszystkie części zamówienia lub na poszczególne z nich. 1.Konferencje odbędą się w Poznaniu w dniu 5 grudnia 2014r-część I zamówienia; Toruniu w dniu 12 grudnia 2014 r- część II zamówienia;. 2.Zamawiający przewiduje cykl 2 konferencji podsumowujących projekt, przeznaczonych dla nie więcej niż 180 Uczestników, w tym: w Poznaniu od 50 do 90 Uczestników, w Toruniu od 50 do 90 Uczestników, 3.Zamawiający przewiduje, że łączna liczba osób, do których adresowana jest konferencja może być mniejsza niż zakładana, w sytuacji, gdy Zamawiający nie otrzyma wystarczającej liczby zgłoszeń od uczestników. Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 2 dni przed konferencją o liczbie osób, które zadeklarowały uczestniczenie. Wykonawca zapłaci za rzeczywistą liczbę osób biorących udział w konferencji. 4.Zamawiający dopuszcza zmianę miejsca realizacji konferencji, w przypadku gdy przeprowadzenie konferencji w miejscu wskazanym w złożonej ofercie będzie niemożliwe z powodów losowych. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia zamawiającemu powodów, dla których chce zmienić miejsce realizacji konferencji wraz ze wskazaniem adresu i opisem nowej bazy dydaktycznej, nie później jednak niż na 20 dni przed rozpoczęciem konferencji. Nowa baza dydaktyczna musi spełniać wymagania Zamawiającego określone w Rozdziale III - Opis przedmiotu zamówienia - SIWZ. 5.Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawdzenia bazy lokalowej, w której odbywać będą się konferencje objęte przedmiotem umowy. 6.Warunkiem zmiany miejsca realizacji konferencji jest akceptacja Zamawiającego. Warunki realizacji: Warunkiem jest zorganizowanie dwóch 1- dniowych konferencji (z podziałem na 2 część zamówienia), w tym przede wszystkim zapewnienie sali konferencyjnej przygotowanej do przeprowadzenia konferencji oraz kompleksowej obsługi restauracyjnej. I.Miejsce przeprowadzenia konferencji: 1.Konferencje muszą odbyć się w obiektach zlokalizowanych na terenie miast, z możliwością dojazdu środkami komunikacji miejskiej (bez przesiadki) z dworca głównego; całkowity czas przemieszczenia się uczestnika z dworca głównego do obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja nie powinien przekroczyć 30 minut. 2.Wykonawca zapewni organizację konferencji w hotelach o standardzie, co najmniej 3-gwiazdkowym. 3.Wykonawca zapewni nieodpłatnie miejsca parkingowe dla co najmniej połowy uczestników konferencji na terenie należącym do hotelu; 4.Wykonawca zapewni podczas trwania konferencji odpowiednio przystosowane sale konferencyjne dla nie mniej niż 90 osób dla konferencji w Poznaniu, Toruniu. Każda sala konferencyjna musi spełniać następujące warunki: a)miejsca siedzące w postaci wyściełanych krzeseł stojących przy stołach lub wyściełanych krzeseł z blatami umożliwiającymi pisanie. Minimalna odległość w rzędzie pomiędzy krzesłami to 20 cm, a minimalna odległość pomiędzy rzędami to 50 cm. Krzesła powinny być ustawione w sposób, aby każdy uczestnik widział prelegentów oraz prezentacje multimedialne; b)osobny stół prezydialny z 10 miejscami siedzącymi dla prowadzących, udekorowany kompozycją z żywych kwiatów; c)klimatyzacja, za salę klimatyzowaną nie uważa się pomieszczeń, do których wniesiono przenośne klimatyzatory; d)temperatura w sali konferencyjnej w czasie całych obrad w granicach 20-25st.C; e)sala konferencyjna z oknem/oknami zapewniającymi dostęp do światła dziennego (w oknach w sali, gdzie będą odbywać się konferencje będą zainstalowane rolety bez względu na porę roku oraz nasłonecznienie sali). f)sala będzie zarezerwowana dla uczestników konferencji przez co najmniej 10 godzin w dniu konferencji g)wyposażenie każdej sali w sprawny sprzęt multimedialny tj. rzutnik multimedialny, ekran, mikrofony, system nagłaśniający, wskaźnik laserowy, sprzęt komputerowy (laptop), Wi-Fi; h)zapewnienie obsługi technicznej do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. 5.Wykonawca zapewni toalety w bezpośredniej bliskości sali konferencyjnej zaopatrywane w mydło, papier toaletowy i ręczniki papierowe oraz sprzątane systematycznie w czasie trwania konferencji. 6.Wykonawca zapewni miejsce, w którym każdy z uczestników będzie mógł zostawić okrycie wierzchnie (wieszak na odzież dla każdego uczestnika, ochrona przed kradzieżą lub zniszczeniem). 7.Wykonawca zapewni w pobliżu sali konferencyjnej miejsce organizacji punktu rejestracyjnego uczestników konferencji (stół, 3 krzesła, miejsce dla oczekujących uczestników). II.Ciągła przerwa kawowa 1.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom konferencji ciągłej przerwy kawowej, rozumianej jako ciągłe udostępnienie: a)kawy (z ekspresu); b)wrzącej wody i herbat ekspresowych - minimum 3 rodzaje, każda torebka z herbatą zapakowana oddzielnie; c)wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej); d)soków 100 procent- co najmniej 2 rodzaje; e)owoców - minimum 5 rodzajów; f)ciast - minimum 4 rodzaje; g)ciasteczek - minimum 5 rodzajów przez cały dzień konferencji h)cukierków - minimum 3 rodzaje; i)cukru; j)plasterków cytryny; k)śmietanki do kawy; l)jednorazowe podanie kanapeczek koktajlowych - minimum 5 rodzajów (w tym dwie wegetariańskie), minimum 5 szt. na osobę, podanych w czasie przerwy na konferencji, (około południa, szczegółowa godzina do ustalenia). 2.Obsługa jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z przerwy kawowej. 3.Produkty ciągłej przerwy kawowej podane będą na jednakowej eleganckiej zastawie, z wykluczeniem plastikowych bądź papierowych naczyń i sztućców. 4.Miejsce ciągłej przerwy kawowej powinno znajdować się w tej samej sali, w której będą odbywały się konferencje. III.Przerwa obiadowa 1.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom konferencji obiadu, rozumianego jako bufet z obsługą, zawierający a)zupy (min.2 rodzaje, w tym zupa jarska), b)ciepłe danie drugie (min.3 rodzaje, w tym danie jarskie), c)sałatki (min.3 rodzaje), d)deser (min.3 rodzaje), e)napoje: woda mineralna gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków owocowych, kompot. 2.Miejsce przygotowania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie co konferencja. 3.Dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem. Wykonawca jest zobowiązany ustalić menu z Zamawiającym, biorąc pod uwagę możliwość opcji wegetariańskiej. 4.Miejsce wydawania i spożywania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się konferencje, w oddzielnym pomieszczeniu, innym niż sala konferencyjna. 5.Obiad zostanie podany na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane. Wszyscy uczestnicy i organizatorzy będą mogli zjeść obiad w tym samym czasie. Zostanie zapewnione dla wszystkich uczestników miejsce stojące lub siedzące przy stolikach do konsumpcji obiadu, przy udekorowanych ciętymi kwiatami stołach. 6.Godzina podania obiadu zostanie ustalona przez wnioskodawcę na 7 dni kalendarzowych przed terminem każdej z konferencji. IV.Obsługa techniczna konferencji: 1.Wykonawca odpowiada za rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z zakresem zamówienia. 2.Wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu organizacji konferencji w jego dniu, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem konferencji, celem dopilnowania, czy zostały zrealizowane wszelkie warunki zamówienia. 3.Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalania szczegółów organizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego co do ewentualnych zaproponowanych przez Wykonawcę zmian.
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 551200007
  • II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: tak
  • II.1.6. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie
  • II.1.7. Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie

Sekcja III - Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym

  • III.1. Warunki dotyczące zamówienia
  • Informacja na temat wadium: Nie jest wymagane

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
  • IV.3. Informacje administracyjne
  • IV.3.1. Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.imp.lodz.pl
  • IV.3.5. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach