Dokument roboczy pracowników komisji - Podręcznik dotyczący ekologicznych zamówień publicznych - strona nr 13
Opracowywanie specyfikacji technicznych
3.2.1. Specyfikacje techniczne
Po określeniu przedmiotu umowy należy przełożyć go na wymierne specyfikacje techniczne, które można bezpośrednio zastosować dla celów procedury zamówień publicznych. To tak jakby ze szkicu powstał cały obraz. Specyfikacje techniczne spełniają dwie funkcje:
- Opisują umowę dla potrzeb rynku tak, aby firmy mogły podjąć decyzję czy są nią zainteresowane. Tak więc określają one poziom konkurencji.
- Przedstawiają wymierne wymogi, według których oceniane będą oferty. Stanowią one minimalne kryteria, jakie należy spełnić. Jeśli nie zostaną one sformułowane w sposób jasny i poprawny, wówczas nieuniknione jest, że złożone oferty będą nieodpowiednie. Oferty niespełniające specyfikacji technicznych będą musiały zostać odrzucone.
3.2.2. Specyfikacje oparte o wykonanie
Dyrektywy 2004/17/WE oraz 2004/18/WE dotyczące zamówień publicznych wyraźnie zezwalają instytucjom kontraktującym na dokonanie wyboru pomiędzy specyfikacjami opartymi o standardy techniczne oraz wymogami opartymi o wykonanie. Podejście oparte o wykonanie, zazwyczaj pozwala na większą kreatywność ze strony rynku oraz w niektórych przypadkach zachęci rynek do opracowania innowacyjnych rozwiązań technicznych. Jeśli takie podejście będzie stosowane, nie ma potrzeby opracowywania szczegółowych specyfikacji technicznych.
Określenie rezultatu, lecz nie tego, w jaki sposób go osiągnąć
Jeśli chcemy, aby w biurach w danym budynku temperatura utrzymywała się na określonym poziomie, można w tym celu podać bardzo szczegółowe specyfikacje dotyczące systemu centralnego ogrzewania. Ewentualnie można podać, iż temperatura w biurach musi utrzymywać się na stałym poziomie 20° Celsjusza i pozostawić dostawcom opracowanie różnych rozwiązań. Dostawcy będą mogli wówczas wybrać opcję naturalnego ogrzewania i systemu wentylacji zamiast spalania paliw kopalnianych.
Jednakże, podczas opracowywania specyfikacji opartych o wykonanie, należy być nawet bardziej ostrożnym niż w przypadku podania konwencjonalnych specyfikacji technicznych. Ze względu na to, iż opcje dostępne na rynku mogą się znacznie różnić, należy upewnić się, czy specyfikacje są wystarczająco jasne i pozwolą na dokonanie odpowiedniej
i uzasadnionej oceny.
3.2.3. Ekologiczne standardy techniczne
Standardy techniczne mogą przybrać różne formy; począwszy od pełnych standardów europejskich (EN), poprzez europejskie zezwolenia techniczne oraz standardy międzynarodowe, aż do standardów krajowych i krajowych specyfikacji technicznych. Korzystanie ze standardów przydatne jest przy sporządzaniu specyfikacji zamówień publicznych z tego względu, iż są one jasne, nie mają charakteru dyskryminującego oraz wypracowane zostały w oparciu o konsensus. Na poziomie europejskim opracowywane są przez Europejską Organizację Normalizacji: Europejski Komitet Normalizacji (ang. CEN), Europejski Komitet Normalizacji Elektrotechnicznej (CENELEC) oraz Europejski Instytut Standardów Telekomunikacyjnych (ang. ETSI). Proces europejskiej standaryzacji obejmuje uczestnictwo szerokiego spektrum osób decyzyjnych, łącznie z władzami krajowymi, organizacjami ekologicznymi, stowarzyszeniami konsumenckimi oraz przedstawicielami przemysłu. Zapewnia to szeroką akceptację rozwiązań technicznych przewidzianych w przyjętym standardzie europejskim.
Niektóre standardy techniczne obejmują klauzule, dotyczące ekologicznej charakterystyki produktów lub usług. Jeśli specyfikacje te wykorzystuje się dla celów zamówień publicznych firmy zobowiązane są do przedstawienia dowodu czy będą w stanie spełnić standardy lub, jeśli nie będą postępować według tych samych metod, że zapewnią odpowiedni poziom wykonania zgodnie z tymi standardami. Jeśli nie będą w stanie udowodnić powyższej kwestii, wówczas trzeba będzie z ich usług zrezygnować.
W związku z niektórymi zagadnieniami można określić wyższy poziom ochrony środowiska niż ten przedstawiony w standardzie, pod warunkiem, iż nie będzie to dyskryminowało potencjalnych oferentów.
Europejskie Organizacje Normalizacji promują kwestie ekologiczne. Przykładowo CEN prowadzi obecnie specjalny Ekologiczny Punkt Informacyjny, w którym komisje techniczne mogą uzyskać poradę oraz wsparcie.
Sama Komisja Europejska jest również zainteresowana "uekologicznieniem" standardów technicznych. Przyjęła ona Komunikat odnośnie integracji aspektów ekologicznych z normami europejskimi.
3.2.4. Korzystanie z wariantów
Możliwe jest, iż nawet po przeprowadzeniu analizy rynku, nie będzie pewności czy istnieją jakiekolwiek ekologiczne opcje produktów, usług lub prac, jakie chcemy zakupić lub nie będzie pewności, co do ich jakości oraz ceny.
W takim przypadku zwrócenie się do potencjalnych oferentów, aby przedstawili warianty ekologiczne może okazać się interesujące. Oznacza to, że należy określić minimalny zestaw specyfikacji technicznych dla produktu, który chcecie zakupić, które będą mieć zastosowanie zarówno do oferty neutralnej jak i wariantu ekologicznego. W przypadku tego ostatniego dodany zostanie wymiar ekologiczny. Po otrzymaniu ofert będzie można je porównać (warianty neutralne oraz ekologiczne) w oparciu o te same kryteria oceny. Stąd też, można posłużyć się wariantami w celu wsparcia ochrony środowiska dopuszczając do porównania rozwiązań standardowych z przyjaznymi dla środowiska (w oparciu o te same standardowe wymogi techniczne). Przedsiębiorstwa mogą przedstawić oferty oparte o ten wariant lub pierwotne wymogi przetargowe, chyba że instytucja kontraktująca zażyczy sobie inaczej.
Aby móc wprowadzić warianty do procedury zamówień publicznych, należy wcześniej wskazać w dokumentacji przetargowej:
- iż warianty będą akceptowane,
- minimalne ekologiczne specyfikacje, z jakimi warianty muszą być zgodne (np. lepsza wydajność ekologiczna),
- szczególne wymogi dotyczące przedstawienia wariantów w ofertach (takie jak wymóg oddzielnych kopert wskazujących wariant lub, iż dany wariant może być zrealizowany w połączeniu z ofertą neutralną).