Przetargi.pl
Usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) stanowiących część Zasobu OT Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu

Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu ogłasza przetarg

  • Adres: 54-610 Wrocław, ul. Mińska 60
  • Województwo: dolnośląskie
  • Telefon/fax: tel. 71 356 39 19 , fax. 71 357 90 97
  • Data zamieszczenia: 2014-06-26
  • Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu
    ul. Mińska 60 60
    54-610 Wrocław, woj. dolnośląskie
    tel. 71 356 39 19, fax. 71 357 90 97
    REGON: 01034470800664
  • Adres strony internetowej zamawiającego: www.anr.gov.pl
  • I.2. Rodzaj zamawiającego: Inny: Państwowa Osoba Prawna

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    Usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) stanowiących część Zasobu OT Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    3.2. Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) stanowiących część Zasobu OT Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu. 3.3. Zasób dokumentacji do archiwizacji wynosi łącznie 132 mb, w tym: a) materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo w ilości 28,00 mb. Są to akta wytworzone przez komórki organizacyjne Oddziału Terenowego ANR we Wrocławiu, jednostki gospodarcze Zasobu oraz Gminy działające na rzecz Agencji w sprawach określonych w ustawie z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 1187 z późn. zm.), b) dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 104,00 mb (w tym kat. B25 w ilości ok. 40 mb). Są to akta wytworzone przez komórki organizacyjne OT ANR we Wrocławiu, jednostki gospodarcze Zasobu oraz Gminy działające na rzecz Agencji w sprawach określonych w ustawie z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa. Szacunkowe ilości dokumentacji podlegającej archiwizacji w podziale na komórki organizacyjne, które przekazały akta do archiwizacji: SGZ kat. A - 5 mb, kat. B25 - 4 mb, kat. B (z wyjątkiem kat. B25) - 6,4 mb, łącznie 15,4 mb, SZGZ we Wrocławiu kat. A - 16,3 mb, kat. B25 - 11,5 mb, kat. B (z wyjątkiem B25) - 2,1, łącznie 29,9 mb, SZGZ w Legnicy kat. A - 3,2 mb, kat. B25 - 20 mb, kat. B (z wyjątkiem B25) - 23 mb, łącznie 46,2 mb, SZGZ w Rakowicach Wielkich kat. A - 2,5 mb, kat. B25 - 4 mb, kat. B (z wyjątkiem B25) - 28,5 mb, łącznie 35 mb, SZGZ w Świdnicy kat. A - 1 mb, kat. B25 - 0,5 mb, kat. B (z wyjątkiem B25) - 4 mb, łącznie 5,5 mb. 3.4. Dokumentacja będąca przedmiotem archiwizacji znajduje się w Archiwum Zakładowym Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu, ul. Kunickiego 4, 54-616 Wrocław. 3.5. Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji znajduje się w teczkach tekturowych oraz segregatorach. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia. 3.6. Wykaz prac przewidzianych do wykonania: a) Przeprowadzenie studiów wstępnych w celu zapoznania się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, tj. zapoznanie się z dokumentami z zakresu organizacji (statut, regulaminy, schematy organizacyjne), przepisami kancelaryjno- -archiwalnymi ANR i jgZ (instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt (RWA), instrukcja archiwalna), stosowanym przez Zamawiającego sposobem archiwizacji dokumentacji oraz ewidencjonowania dokumentacji w wersji elektronicznej (program Archiwum-Intranetowy System Archiwizacji) oraz papierowej. b) Podzielenia prac na 3 etapy, z których pierwszy zostanie zakończony do dnia 15 września 2014 r., drugi do 10 listopada 2014 r., trzeci do 15 grudnia 2014 r. W pierwszym etapie prac wykonawca zarchiwizuje dokumentację przekazaną przez SZGZ we Wrocławiu oraz SZGZ w Świdnicy, w drugim etapie SZGZ w Legnicy, w trzecim etapie SGZ oraz SZGZ w Rakowicach Wielkich. c) Uzgodnienie z Zamawiającym, a następnie przekazanie mu do akceptacji harmonogramu prac archiwizacyjnych, po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem zamówienia, w okresie dwóch tygodni od daty zawarcia umowy. Harmonogram powinien zawierać co najmniej: numer etapu, nazwy jednostek komórek organizacyjnych będących przedmiotem archiwizacji w danym etapie prac, symbole i hasła klasyfikacyjne dokumentacji, kategorie archiwalne oraz metraż dokumentacji poszczególnych grup rzeczowych, archiwizowanych w danych etapach. Każdy etap prac w ramach zamówienia kończy się odbiorem częściowym. W każdym z etapów prac Wykonawca dokona kompletnego uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji przekazanej przez komórki organizacyjne wymienione w podpunkcie b. Zamawiający zastrzega, że w Wykonawca zobowiązany będzie przedłożyć Zamawiającemu po miesiącu od rozpoczęcia danego etapu pisemne sprawozdanie z prac wykonanych w miesięcznym okresie w ramach danego etapu prac. d) Przedkładania Zamawiającemu, w ciągu tygodnia od rozpoczęcia realizacji każdego z etapów określonego w harmonogramie: - wstępnie zarchiwizowanych co najmniej trzech teczek z każdej grupy rzeczowej dokumentacji jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz zgodności opisów z zawartością teczek, - spisów zdawczo-odbiorczych w wersji elektronicznej oraz papierowej, (odrębnych dla kat. A i B) w których zostaną wstępnie zewidencjonowane ww. teczki, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do przyjętego sposobu ewidencjonowania dokumentacji z poszczególnych grup rzeczowych oraz określenia możliwości importu danych ze spisów do programu Archiwum-Intranetowy System Archiwizacji, e) Przeprowadzenie konsultacji z Archiwum Państwowym we Wrocławiu oraz przedstawicielami Zamawiającego, w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną, f) Przyporządkowanie dokumentacji do właściwych jednostek organizacyjnych oraz komórek organizacyjnych, g) Scalenie akt spraw zakończonych w jednym lub, w przypadku większej ilości dokumentacji, w kilku tomach, h) Zakwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz przyporządkowanie do prawidłowych symboli klasyfikacyjnych z RWA, i) Uporządkowanie materiałów archiwalnych: - szczegółowe sprawdzenie zawartości każdej teczki - ułożenie spraw w obrębie teczek chronologicznie w kolejności liczb porządkowych spisu spraw- ułożenie pism- chronologicznie w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. od najstarszego (wszczynającego sprawę) na wierzchu do najmłodszego na spodzie, zwracając szczególną uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich. W przypadku spisów obejmujących jedynie część dokumentacji spisy te należy ułożyć na wierzchu teczki tuż pod okładką. Wtórniki pism (kopie, brudnopisy, itp.) można wyłączyć z teczek jedynie po wcześniejszym uzyskaniu zgody przedstawiciela Zamawiającego, - usunięcie z teczek wszelkich części metalowych, z wyjątkiem nitów metalowych łączących strony aktów notarialnych, oraz usunięcie części plastikowych (koszulki, itp.). Maksymalna szerokość uformowanych teczek nie może przekraczać 5 cm, - ponumerowanie ołówkiem (twardości HB) wszystkich zapisanych stron w teczkach kategorii A w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, z podaniem ilości zapisanych stron w teczce poniżej dat skrajnych wierzchniej strony okładki. Niniejsze czynności należy wykonać dopiero po dokonaniu scalenia dokumentacji. Nie należy numerować znajdujących się w teczkach potwierdzeń odbioru oraz kopert (z wyjątkiem zarejestrowanych w sprawie), - obłożenie uporządkowanej dokumentacji tekturowymi okładkami, wykonanymi z tektury bezkwasowej, po stronie wierzchniej w kolorze białym, o wymiarach dostosowanych do wymiarów dokumentacji, z tzw. bigiem na okładce wierzchniej, ułatwiającym otwieranie - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki (szer. 0,50-0,60 mm), w kolorze białym, - czytelne oraz estetyczne opisanie wierzchnich stron okładek dokumentacji: a) OT ANR we Wrocławiu elementami opisu przewidzianymi w par. 25 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej ANR z 2004 r., wprowadzonej Zarządzeniem Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13-04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych, w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji, b) jednostek gospodarczych Zasobu elementami opisu przewidzianymi w par. 18 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej jednostek gospodarczych ZWRSP z 2006 r., wprowadzonej Zarządzeniem nr 1-06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 06.01.2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji. j) Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej: - szczegółowe sprawdzenie zawartości każdej teczki, - ułożenie spraw w obrębie poszczególnych teczek, - usunięcie z teczek elementów metalowych (spinaczy) oraz plastikowych (koszulki, itp.) - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki (szer. 0,50-0,60 mm), wykonanymi z tektury bezkwasowej w kolorze białym, opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, symbol kwalifikacyjny, roczne daty krańcowe, tytuł (hasło klasyfikacyjne z RWA z informacją zawierającą opis dokumentacji znajdującej się w teczce, w brzmieniu ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego). Zamawiający zastrzega, że dla Dokumentacji kat, B25 obowiązują zasady porządkowania tj. dla kat. A, z tym wyjątkiem, że nie należy numerować zapisanych stron. k) Ułożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych w układzie- w zależności od rodzaju dokumentacji: strukturalno-rzeczowo-chronologicznym, geograficzno- chronologicznym lub innym, po wcześniejszym uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego. l) Zewidencjonowanie uporządkowanych jednostek archiwalnych w spisach zdawczo- -odbiorczych akt, zgodnie z nadanym im układem, sporządzonych w formie papierowej (dla kat. A w 5 egz., dla kat. B w 4 egz.), oraz w formie elektronicznej w formacie pozwalającym na import danych do programu Archiwum- Intranetowy System Archiwizacji (na płytach CD w 2 egz.). Poszczególne rubryki spisu muszą być zgodne z elementami opisu znajdującymi się na okładkach uporządkowanych jednostek archiwalnych, m) Nadanie, w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego, dokumentacji dwuczłonowych sygnatur archiwalnych (numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez pozycję teczki w spisie) i wyraźne oraz estetyczne wpisanie ich ołówkiem na wierzchnich stronach okładek w prawym dolnym rogu, n) Przełożenie uporządkowanych materiałów archiwalnych do pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tektury bezkwasowej litej o wymiarach uzgodnionych z przedstawicielem Zamawiającego. Zalecany wymiar 350x260x90 mm (pH 8.0-9.5, gramatura 1300 g m2) z dwoma otworami wentylacyjnymi, opatrzonych etykietami samoprzylepnymi, zawierającymi następujące elementy opisu: nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię archiwalną, numer spisu zdawczo-odbiorczego wraz z zakresem skrajnych jednostek archiwalnych znajdujących się w pudle. Wymiary etykiet: szer. 75 mm, wys. 150 mm, o) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii Bc w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego, oraz jej zewidencjonowanie w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, Zamawiający zastrzega, że wymaga zarchiwizowania całości dokumentacji dotyczącej rozdysponowania nieruchomości, w tym dokumentacji dla której upłynęły okresy przechowywania określone w RWA. p) Przedkładanie Zamawiającemu po zakończeniu każdego etapu określonego w harmonogramie, zarchiwizowanych i uporządkowanych akt wraz spisami zdawczo- -odbiorczymi tych akt, celem dokonania obmiarów oraz odbiorów częściowych. q) Ułożenia uporządkowanej dokumentacji w Archiwum Zakładowym OT Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu, w miejscu oraz w układzie wskazanym przez przedstawiciela Zamawiającego. 3.7. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania niniejszego zamówienia publicznego na podstawie obowiązujących przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją, a w szczególności wynikających z: 1) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.). 2) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 167, poz. 1375 z późn. zm.). 3) Obowiązujących u Zamawiającego normatywów kancelaryjno-archiwalnych: a) Zarządzenia Nr 13-04 Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych z uwzględnieniem późniejszych zmian, b) Zarządzenia nr 1-06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 6 stycznia 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa. 3.8. Ostateczna wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona w oparciu o rzeczywistą liczbę metrów bieżących zarchiwizowanej dokumentacji poszczególnych kategorii, na podstawie sporządzonego przez strony obmiaru. Obmiar zostanie dokonany przed przełożeniem uporządkowanej dokumentacji do pudeł archiwalnych, po wcześniejszym ułożeniu dokumentacji na półkach w systemie książkowym, zgodnym ze sporządzoną ewidencją. 3.9. W zaoferowanej cenie Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wszystkie koszty niezbędne dla wykonania zamówienia, w tym koszty materiałów i opakowań, koszty związane z realizacją zamówienia. 3.10. Zamawiający na czas dokonywania archiwizacji dokumentacji udostępni nieodpłatnie Wykonawcy lokal w pomieszczeniach zamawiającego. 3.11. Wykonawca jest zobowiązany do: a) Wykonywania czynności, o których mowa w pkt. 3 SIWZ w pomieszczeniach Zamawiającego zlokalizowanych w Archiwum Zakładowym OT ANR we Wrocławiu przy ul. Kunickiego 4 oraz ewentualnie (do czasu rozpoczęcia prac budowlanych) budynku Grupy Rozbiórkowej przy ul. Kunickiego 6-8 bez prawa przenoszenia dokumentacji poza wyznaczone przez Zamawiającego miejsce archiwizacji, b) Ubezpieczenia pracowników, którzy będą brali udział w wykonaniu przedmiotu umowy, we własnym zakresie i na własny koszt oraz przeszkolenia w zakresie BHP, c) Wykonywania czynności, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia przy użyciu własnych środków i materiałów niezbędnych do zrealizowania przedmiotu umowy, d) Wykonywania zamówienia w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Zamawiającego, tj.: w godzinach od 7:30 do 15:30. Po uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia kierującego jednostką Zamawiającego usługa może być wykonywana w innych godzinach ustalonych z osobą uprawnioną do kontaktów po stronie Zamawiającego, e) Przedstawienia Zamawiającemu listy pracowników zatrudnionych przy wykonywaniu umowy przed przystąpieniem do pracy, f) Złożenia przed przystąpieniem do wykonywania zamówienia oświadczenia przez każdą osobę która będzie uczestniczyła w czynnościach będących przedmiotem zamówienia publicznego o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), znajomości ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity Dz. U. z 2003 Nr 153, poz.1503 z późn. zm.) o znajomości ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny (Dz. U. z 1997 r. Nr 88 poz. 553 z późn. zm.) oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu umowy, g) Pobierania i zdawania kluczy do pomieszczenia udostępnionego w celu wykonania przedmiotu zamówienia, każdorazowo, za potwierdzeniem. 3.12. Wykonawca, przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, zapozna się ze stanem fizycznym akt i odbierze akta do archiwizowania na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego przez przedstawicieli Zamawiającego oraz Wykonawcy. Protokół będzie zawierał, co najmniej symbole klasyfikacyjne i hasła klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt, ilość dokumentacji wyrażoną w metrach bieżących oraz opis dokumentacji. 3.13. Uporządkowana przez Wykonawcę dokumentacja zostanie przekazana Zamawiającemu w miejscu wykonywania prac archiwizacyjnych wraz z ostatecznymi spisami zdawczo-odbiorczymi akt, na podstawie protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, sporządzonego przez przedstawicieli obu stron umowy. 3.14. Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania postępu i jakości prac oraz zgłaszania uwag i zaleceń usunięcia wad - w formie pisemnej oraz ustnej. 3.15. Zamawiający nie przewiduje zwołania zebrań z wykonawcami. 3.16 Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych. 3.17. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 3.18. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 3.19. Zamawiający nie przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. 3.20. Zamawiający nie przewiduje zastosowania aukcji elektronicznej. 3.21. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 799951006
  • II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie
  • II.1.6. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie
  • II.1.7. Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie

Sekcja III - Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym

  • III.1. Warunki dotyczące zamówienia
  • Informacja na temat wadium: Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 750,00 PLN (słownie: siedemset pięćdziesiąt złotych)

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
  • IV.3. Informacje administracyjne
  • IV.3.1. Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.anr.gov.pl
  • IV.3.5. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach