Przetworzenie do postaci elektronicznej dokumentów stanowiących dowody zmian danych ewidencyjnych a [2018-07-27] Przetargi.pl

Powiat Żarski ogłasza przetarg

Adres: 68-200 Żary, Al. Jana Pawła II
Województwo: lubuskie
Telefon/fax: tel. 684 790 600, , fax. 684 790 601
Data zamieszczenia: 2018-07-27
Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

I.1. Nazwa i adres: Powiat Żarski
Al. Jana Pawła II 5
68-200 Żary, woj. lubuskie
tel. 684 790 600, , fax. 684 790 601
REGON: 97077016100000
Adres strony internetowej zamawiającego: www.powiatzarski.pl

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przetworzenie do postaci elektronicznej dokumentów stanowiących dowody zmian danych ewidencyjnych, analogowych rejestrów gruntów oraz zawiadomień do Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego obejmujących okres od 1946 r. do 31.12.2015 r. dla obszaru powiatu żarskiego woj. lubuskim.
II.1.2. Rodzaj zamówienia:
II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest: 1. przekształcenie do postaci dokumentu elektronicznego dokumentów stanowiących dowody zmian danych ewidencyjnych i analogowych rejestrów gruntów za okres od 1946 r. do 31.12.2015 r., 2. przekształcenie do postaci elektronicznej zawiadomień do Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego o dokonanych zmianach ewidencyjnych za okres od 1946 r. do 31.12.2015 r., 3. zapisanie w strukturze katalogowej przekształconych dokumentów. Szacunkowa liczba dokumentów wynosi ok. 700 000 stron formatu A4, w tym formaty większe i niestandardowe, przeliczone na wielokrotność A4. Podane powyżej ilości są szacunkowe, służą do obliczenia cen jednostkowych i obliczenia ceny ofertowej. 1) Sposób realizacji zamówienia a) Wykonawca winien przekształcić do postaci elektronicznej (zeskanować) zbiór dokumentów uzasadniających wpisy do ewidencji gruntów i budynków. W skład dowodów zmian wchodzą orzeczenia sądowe, akty notarialne, decyzje administracyjne, zawiadomienia z sądu oraz inne materiały określone w rozporządzeniu w sprawie ewidencji gruntów i budynków. Dokumenty zmian są ułożone chronologicznie, zgodnie z numerami uwidocznionymi na tych dokumentach, złożone do segregatorów papierowych A4 w ramach poszczególnych obrębów ewidencyjnych, których nazwa oraz zakres numerów dokumentów jest uwidoczniony na każdej teczce. Część dowodów zmian to dokumenty wielokartkowe spięte zszywką metalową. Dowody zmian są poskładane do formatu A4, jednostronne i dwustronne. Jednostkowe materiały w formacie większym niż A4 należy przeliczyć na ilość formatów A4, a mniejsze niż A4 należy traktować jak A4. Dokumentacje podlegające archiwizacji posiadają różny stopień czytelności i uszkodzenia, np. uszkodzone krawędzie, załamania, rozerwania. Dokumenty uszkodzone powinny być poddane naprawie w niezbędnym zakresie np. podklejanie, wyprostowanie ich itp. b) Proces wykonywania prac: a) Skanowanie należy przeprowadzić przy zastosowaniu rozdzielczości zapewniającej czytelność podanych w dokumentach informacji. Zamawiający sugeruje zastosowanie rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi. b) Prace związane z przetworzeniem dowodów zmian ewidencyjnych do postaci elektronicznej odbywać się będą w siedzibie Wykonawcy, przy użyciu należącego do Wykonawcy sprzętu, oprogramowania oraz innych materiałów niezbędnych do prawidłowego zrealizowania zadania. c) Udostępnienie materiałów do skanowania będzie odbywała się w transzach (etapach), których wielkość zostanie ustalona między Wykonawcą a Zamawiającym, a która to umożliwi Wykonawcy zwrot pobranych materiałów Zamawiającemu przed upływem 7 dni roboczych, licząc jako pierwszy dzień udostępnienie materiałów Wykonawcy. Kolejna transza dokumentacji może być przekazana po opracowaniu i zwrocie otrzymanej poprzedniej transzy. Każde pobranie i zwrot dokumentów będzie potwierdzane protokołem przekazania materiałów. Materiały te przygotowywane będą przez pracowników Zamawiającego. Do przenoszenia i przewozu dokumentów Wykonawca dostarczy skrzynie zamykane na klucz z wiekiem, które zabezpieczą dokumenty przed ich zniszczeniem, działaniem szkodliwych warunków atmosferycznych i ochronią przed ewentualnym zabrudzeniem lub zniszczeniem. d) Materiały przeznaczone do skanowania są skompletowane w segregatorach formatu A4 i są opisane. W przypadkach, gdy zajdzie potrzeba wymiany zniszczonego segregatora, nowe segregatory dostarczy Zamawiający. e) Skanowanie dokumentów nie może spowodować ich zniszczenia lub uszkodzenia. f) W przypadku zniszczenia dokumentu podczas realizacji zamówienia, Wykonawca jest zobowiązany do naprawienia powstałych uszkodzeń, przywrócenia czytelności dokumentu na własny koszt, w sposób wskazany przez Zamawiającego. g) Należy zachować źródłowy format dokumentów A4-A0. Dokumenty mniejszego formatu, takie jak zwrotne poświadczenia odbioru zawiadomień należy zapisać do formatu A4 umieszczając na stronie po dwie sztuki dokumentu (lub awers i rewers). h) Niedopuszczalna jest zmiana proporcji wymiarów dokumentu oraz skali. Ten ostatni wymóg ma zapewnić wydruk dokumentu takiej wielkości jak oryginał, bez konieczności dopasowywania skali wydruku. i) Zeskanowane dokumenty muszą być czytelne, posiadać bardzo dobrą ostrość i jakość całego obrazu, zachowywać proporcje wymiarów oryginałów i nie posiadać zniekształceń i deformacji. Powinny mieć prawidłową orientację i powinny być uporządkowane wg narastających numerów stron. Należy zwracać szczególną uwagę, by po obróbce nie utworzyły się strony odwrócone, w odbiciu lustrzanym lub negatywy. 2) Archiwizacja a) Bazy dowodów zmian kompletowane są oddzielnie dla każdego obrębu ewidencyjnego. Przekształcone do postaci elektronicznej dowody zmian należy zapisać w katalogu pod nazwą: a) „DOWODY ZMIAN EWIDENCYJNYCH m. Łęknica” „DOWODY ZMIAN EWIDENCYJNYCH m. Żary” „DOWODY ZMIAN EWIDENCYJNYCH gm. Brody” „DOWODY ZMIAN EWIDENCYJNYCH m. Jasień” „DOWODY ZMIAN EWIDENCYJNYCH gm. Jasień” „DOWODY ZMIAN EWIDENCYJNYCH gm. Lipinki Łużyckie” „DOWODY ZMIAN EWIDENCYJNYCH m. Lubsko” „DOWODY ZMIAN EWIDENCYJNYCH gm. Lubsko” „DOWODY ZMIAN EWIDENCYJNYCH gm. Przewóz” „DOWODY ZMIAN EWIDENCYJNYCH gm. Trzebiel” „DOWODY ZMIAN EWIDENCYJNYCH gm. Tuplice” „DOWODY ZMIAN EWIDENCYJNYCH gm. Żary” Dla każdego obrębu ewidencyjnego stworzyć podkatalog obręb nr, nazwa obrębu. Zbiór dokumentów dotyczących jednej zmiany należy zapisać jako wielostronicowy plik w formacie pdf i oznaczyć go numerem zmiany i rokiem zmiany. Plik ten należy zapisać w następującej postaci 0811ww_w.xxxx_yyyy_zzzz.pdf, gdzie: ww_w – nr jednostki ewidencyjnej xxxx – nr obrębu yyyy – rok zmiany zzz – nr zmiany b) „ZAWIADOMIENIA DO KW m. …………..” „ZAWIADOMIENIA DO KW gm. …………..” Stworzyć podkatalog-rocznik i w nim podkatalogi z numerami zawartości teczek. b) Wymagania techniczne 1. Obraz w procesie skanowania nie może być poddawany jakiejkolwiek obróbce numerycznej uszlachetniającej obraz (np. wyostrzanie, usuwanie szumów itp.). 2. Obraz w pliku musi być odwrócony do pozycji oryginału. 3. Plik nie może zawierać innej treści niż skanowany dokument. 4. Dokumenty zapisywać w formacie PDF wielostronicowy (każdy dokument w jednym pliku). 3) Warunki odbioru prac a) każdy przekazywany etap podlegać będzie odbiorowi przez Zamawiającego w czasie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia przekazania ww. materiałów etapu, b) w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że zrealizowany etap prac zawiera usterki np. nie wypełnienie wszystkich atrybutów aplikacji, które wynikały z materiałów źródłowych, dalsze przekazywanie materiałów Wykonawcy zostanie wstrzymane do czasu ich usunięcia, c) na końcowy odbiór całości wykonanych prac będą składać się protokoły z poszczególnych etapów prac, d) przekazanie jednego zewnętrznego dysku twardego o pojemności zapewniającej zapis kompletu danych zawierające zeskanowany materiał, e) przekazanie sprawozdania w formie elektronicznej i papierowej z wykonanego zadania, zawierającego m.in. sprawozdanie techniczne z opisem wykonanej pracy, w tym napotkanych problemów i zastosowanych sposobów ich rozwiązania. 4) Oznaczenie i uporządkowanie materiałów źródłowych Po zakończeniu skanowania należy zszyć dokumenty w sposób trwały w kolejności wymienionej w spisie treści i zgodnej z numeracją. Niedopuszczalne jest wszycie map i innych dokumentów w formatach większych od A4 w sposób uniemożliwiający ich rozłożenie. Niedopuszczalne jest wszycie map niepodklejonych oraz zszycie operatów, których okładki są uszkodzone i nie zapewniają ich przechowywania bez narażenia na dalsze zniszczenie. 5) Uwagi końcowe a) Wysoka jakość i czytelność sporządzonych dokumentów elektronicznych powinna być dla Wykonawcy zamówienia priorytetem. Pogorszenie jakości skanowania w każdej fazie realizacji zamówienia, będzie stanowiło podstawę do żądania powtórzenia tych czynności dla części materiałów zasobu lub przy znacznej ilości występowania takich przypadków, do odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy. b) Wszelkie koszty związane z realizacją tej umowy obciążają Wykonawcę, w tym pakowanie i rozpakowywanie dokumentów, transport jak i pojemniki na dokumenty, w których będzie następował transport z siedziby Zamawiającego do miejsca realizacji umowy.
II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72910000-2
II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie

Sekcja III - Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym

III.1. Warunki dotyczące zamówienia
Informacja na temat wadium: Zamawiający żąda wniesienia wadium w kwocie 5 000.00 zł (słownie: pięć tysięcy złotych). 10.2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. 10.3. Wadium może być wnoszone w jednej lub w kilku formach, o których mowa w art. 45 ust. 6 Pzp, tj.: a) pieniądzu, b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, c) gwarancjach bankowych, d) gwarancjach ubezpieczeniowych, e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. 10.4. Z treści gwarancji i poręczeń, o których mowa w art. 45 ust. 6 pkt 2-5 Pzp musi wynikać bezwarunkowe, nieodwołalne i na pierwsze pisemne żądanie zamawiającego, zobowiązanie gwaranta do zapłaty na rzecz zamawiającego kwoty określonej w gwarancji. 10.4.1. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana: a) odmówi podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie, b) nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, c) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy, lub też nie zastosuje się do wezwania Zamawiającego zgodnie z art. 46 ust 4a Pzp. 10.5. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy zamawiającego nr. 21 1020 5460 0000 5102 0006 0517 Kopię polecenia przelewu lub wydruk z przelewu elektronicznego zaleca się złożyć wraz z ofertą. 10.6. Wniesienie wadium w pieniądzu przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego będzie skuteczne z chwilą uznania tego rachunku bankowego kwotą wadium (jeżeli wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego nastąpi przed upływem terminu składania ofert). 10.7. Oryginał dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium w formach, o których mowa w art. 45 ust. 6 pkt 2-5 Pzp wykonawca składa wraz z ofertą. 10.8. W przypadku wadium wniesionego w pieniądzu oraz z treści gwarancji i poręczeń, o których mowa w art. 45 ust. 6 pkt 2 - 5 Pzp, jeżeli wadium będzie wniesione w tych formach, musi wynikać, że wadium zabezpiecza ofertę wykonawcy złożoną w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego: „Przetworzenie do postaci elektronicznej dokumentów stanowiących dowody zmian danych ewidencyjnych, analogowych rejestrów gruntów oraz zawiadomień do Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego obejmujących okres od 1946 r. do 31.12.2015 r. dla obszaru powiatu żarskiego woj. lubuskim” 10.9. Za zgodą zamawiającego wykonawca może dokonać zmiany formy wadium na jedną lub kilka form, o których mowa w art. 45 ust. 6 Pzp. Zmiana formy wadium musi być dokonana z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia oferty kwotą wadium.
III.2. Warunki udziału
Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: Zamawiający nie określa warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 5.2.1. lit. a) SIWZ.
Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: Pozostałe dokumenty, które Wykonawca jest zobowiązany dołączyć do oferty: a) Wypełniony formularz ofertowy wg załącznika nr 1 b) Pełnomocnictwo o którym mowa w pkt 5.2.3 SIWZ, o ile ofertę składa pełnomocnik Wykonawcy lub pełnomocnik reprezentujący Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie. Pełnomocnictwo należy złożyć w formie oryginału bądź notarialnie poświadczonej kopii dokumentu. c) Dokument, z którego wynika prawo do podpisania oferty względnie do podpisania innych dokumentów składanych wraz z ofertą. d) referencje lub poświadczenia wykonanych prace polegające na przetworzeniu do postaci elektronicznej dokumentów e) parafowany wzór umowy wg. załącznika nr 4 do SIWZ.

Sekcja IV - Procedura przetargowa

IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
IV.2. Kryteria oceny ofert
IV.2.2. Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie

Zobacz następny przetarg Zobacz poprzedni przetarg Pobierz ofertę w pliku pdf Powrót na stronę główną