Dokument roboczy pracowników komisji - Podręcznik dotyczący ekologicznych zamówień publicznych - strona nr 2
Dokonywanie zakupów przyjaznych środowisku: podstawowe założenia
Ekologiczne zamówienia publiczne to proces składający się z wielu etapów. Oto one:
- W pierwszej kolejności należy zastanowić się nad tym, które produkty, usługi lub prace są najbardziej odpowiednie biorąc pod uwagę ich wpływ na środowisko oraz pozostałe czynniki takie jak posiadane przez zamawiającego informacje, co obecnie oferuje się na rynku, jakie są dostępne technologie, jakie są koszty oraz rozpoznawalność danej marki.(Rozdział 1)
- Kolejny krok polega na określeniu potrzeb a następnie odpowiednim ich wyrażeniu. Zalecamy wybrać hasło ekologiczne w celu zapoznania innych osób z prowadzoną przez zamawiającego polityką, przy zapewnieniu optymalnej jej przejrzystości dla potencjalnych dostawców lub usługodawców, a także dla obywateli, których firma obsługuje. (Rozdział 2)
- Następnie należy opracować przejrzyste i precyzyjne specyfikacje techniczne, w oparciu o czynniki środowiskowe, tam gdzie jest to możliwe (spełnia / nie spełnia warunki) (Rozdział 3):
- należy poszukać przykładów określających przyjazność środowisku w bazach danych / eko-etykietach (nalepkach zapewniających o tym, iż dany produkt jest przyjazny środowisku);
- należy wykorzystać "najlepsze praktyki" innych instytucji organizujących przetargi; warto wykorzystać sieć internetową w celu pozyskania oraz rozpowszechniania informacji;
- należy obrać naukowo brzmiące "podejście kosztowe okresu użytkowania"; nie należy przy tym przesuwać wpływów na środowisko z jednego etapu cyklu do kolejnego;
- należy korzystać ze specyfikacji opartych na wydajności działania lub funkcjonalności w celu przyciągnięcia innowacyjnych ofert przyjaznych środowisku;
- należy wziąć pod uwagę działania przyjazne środowisku, takie jak: wykorzystanie surowców, metody produkcji nienaruszające równowagę ekologiczną (tam gdzie ma to zastosowanie odnośnie produktu końcowego lub usługi), wydajność energetyczna, odnawialne źródła energii, emisja zanieczyszczeń, odpady, możliwości recyclingu, niebezpieczne środki chemiczne, itp.;
- w przypadku, gdy nie ma pewności, co do istnienia, ceny lub jakości danego typu produktów lub usług przyjaznych środowisku, należy zwrócić się z pytaniem o ich wariant ekologiczny. - Należy ustalić kryteria wyboru w oparciu o wyczerpującą listę kryteriów wymienionych w dyrektywach regulujących kwestie zamówień publicznych. Tam, gdzie będzie to właściwe należy również włączyć kryteria przyjazności dla środowiska, aby udowodnić posiadanie odpowiednich możliwości technicznych dla celów realizacji danego kontraktu. Należy poinformować potencjalnych dostawców, usługodawców lub wykonawców, że mogą stosować programy zarządzania ekologicznego oraz składać deklaracje w celu udowodnienia, iż spełniają powyższe kryteria. (Rozdział 4)
- Należy określić kryteria oceny: w przypadku, gdy wybrano kryterium "najbardziej korzystnej z ekonomicznego punktu widzenia oferty" należy dodać odpowiednie kryterium ekologiczne czy to jako punkt odniesienia służący porównaniu ze sobą ofert przyjaznych środowisku (w przypadku, gdy specyfikacje techniczne określają dany kontrakt jako przyjazny środowisku) bądź też jako sposób wprowadzenia elementu ekologicznego (w przypadku, gdy specyfikacje techniczne określają dany kontrakt w sposób "neutralny"), które będzie miało decydujące znaczenie. Nie należy również zapominać o kosztach związanych z okresem używalności! (Rozdział 5)
- Należy posłużyć się klauzulami kontraktu odnośnie realizacji zamówienia, co służyć ma określeniu odpowiednich dodatkowych warunków ekologicznych uzupełniających kontrakt przyjazny środowisku. Tam, gdzie będzie to możliwe, należy domagać się takich rodzajów transportu, które będą przyjazne środowisku. (Rozdział 6)
- Zawsze należy upewnić się, że wszystkie dane, o które zamawiający zwraca się do potencjalnych oferentów odnośnie ich ofert, związane są z przedmiotem kontraktu.